GÖREV VE SORUMLULUKLAR

Komisyon raporlarını ve daire başkanlıklarından gelen teklifleri göz önünde bulundurarak olağan ve olağanüstü meclis gündeminin hazırlanmasını sağlamak,
Büyükşehir Belediye Meclisinin toplanmasıyla ilgili ilan ve tebligatı süresi içinde ilgililerine ulaştırmak,
Meclisten komisyonlara havale edilen teklifler ve meclise gönderilen komisyon raporları ile ilgili yapılan yazışmaları takip etmek, komisyon icmalini düzenlemek ve komisyon raporlarının ilgililerine zamanında ulaştırılmasını sağlamak,
Büyükşehir Belediye Meclisinde sözlü olarak geçen müzakerelerin görüşme tutanaklarını hazırlamak,
Meclis Kararlarını yazmak, kontrol etmek, Meclis Kâtiplerine, Meclis Başkanı ve Belediye Başkanına imzalatmak, bunların mülki amirliğe gönderilmesi ile onayı gerekenlerin onay işlemlerinin takibini yapmak, kesinleşen kararların ilgili birimlere dağıtımını yapmak,
Meclis Kararlarının ve karar özetlerinin kayıtlarını tutmak,
Komisyona giden dosyaların kayıtlarını tutmak,
Meclis Üyelerinin huzur haklarına ait işlemleri yapmak,
Meclis Yoklama Cetvelini muhafaza etmek,
Meclis Başkanlık Divanının çalışmalarına usul yönünden yardımcı olmak,
Başkanlık Makamından Encümene havale edilen tekliflerin ilk incelemesini yaparak, Encümen Gündemine alınmak üzere kaydetmek,
Encümen ve İhale Gündemini ilgililerine dağıtımını yapmak,
Encümen toplantıları konusunda ilgilileri haberdar ederek, toplantı mekânını hazır bulundurmak,
Belediye Encümeni tarafından alınan kararları ve karar özetlerini kaydetmek, Encümen üyelerine imzalatmak, işlemi tamamlanan kararların suretlerini ilgili birimlere göndermek,
2886 sayılı Devlet İhale Kanunu çerçevesinde yapılan ihalelerde; Belediye Encümeni ihale komisyonu olarak görev yaptığından, bu konuyla ilgili kararları yazmak ve yazılan kararları üyelere imzalatarak karar suretlerini ilgili birimlere göndermek,
Encümen ve ihale kararlarının imzalı suretlerinin, onay belgelerinin ve şartnamelerinin ayrı ayrı dosyalanmasını ve muhafazasını sağlamak,
Encümen üyelerinin aylık ödenek işlemlerini yapmak,
Encümenin çalışmalarına usul yönünden yardımcı olmak,
Belediye Başkanlığınca verilen diğer görevleri yapmaktır.
Hatay Büyükşehir Belediye Başkanlığı Kamu tüzel kişiliği adına PTT kanalıyla veya elden ulaşan evrakın incelenerek teslim alınması, elektronik ortamda kaydı, iş ve işlemlerini yapmak,
Hatay Büyükşehir Belediye Başkanlığı kamu tüzel kişiliği adına gelen ve elektronik ortamda kayda giren evrakların, havale-arzı ile havale-arz edilen birimlere teslim zimmet iş ve işlemlerini yapmak,
Hatay Büyükşehir Belediye Başkanlığı kamu tüzel kişiliği adına gelen ve elektronik ortamda kayda giren evrakların havale veya arzı ile havale veya arz edilen birimlere teslim edilen kayıtlı evraklara, ilgili birimce yapılan işleme ait posta evrakının PTT kanalıyla gönderilmesi veya zimmet karşılığı teslim iş ve işlemlerini yapmak,
Hatay Büyükşehir Belediye Başkanlığı Kamu Tüzel Kişiliği adına ve bu başlık altında Hatay Su ve Kanalizasyon İdaresi Genel Müdürlüğü olan HATSU Genel Müdürlüğüne yazılmış ulaşan zarfların veya evrakın zarfların açılarak kayıt, havale, evrakın kayıt havale ile gereği yapılmak üzere ilgili Genel Müdürlüğe zimmet ile teslimini sağlamak,
Hatay Büyükşehir Belediye Başkanlığı Kamu Tüzel Kişiliği -adına verilen/gelen ancak; Hatay Büyükşehir Belediye Başkanlığı İştiraki Şirketlerle ilgili konuları kapsayan dilekçelerin, Hatay Büyükşehir Belediye Başkanlığı Kurumsal Kimliğine ulaşması nedeniyle; kamu hizmeti yapılarak, kayıt işlemi ile ayrı bir tüzel kişilik olan şirkete havale edilerek gereği yapılmak üzere havale yapılan ilgili şirkete teslim işlemlerini gerçekleştirmek,
Hatay Büyükşehir Belediye Başkanlığı kamu tüzel kişiliği adına gelen "ücreti ödenmiş" koli evrakı teslim alma, ilgili birime teslim etme iş ve işlemlerini yapmak,
Hatay Büyükşehir Belediye Başkanlığı kamu tüzel kişiliği adına, elden veya posta kanalıyla ulaşıp; elektronik ortamda kayda giren, arza sunulan evraklardan; Yazı İşleri Şube Müdürlüğü adına havale edilenler ile elektronik ortamda kayda giren e-postaların havale işlemlerini yapmak,
Hatay Büyükşehir Belediye Başkanlığının sistemine ait kurum dışına gidecek Evrakları zarflamak ve ilgili yere göndermek,
Hatay Büyükşehir Belediye Başkanlığının Posta evrakının Dış Posta Zimmet Dosyası ile elden giden evrakın Dış Zimmet Defterine kaydının yapılarak Belediye birimlerine, resmi kurum ve kuruluşlara, özel ve tüzel kişilere ulaştırmak veya ulaştırılmasını sağlamak,
Personel hareketlerini (izin vb.) planlar ve denetlemek.
Daire Başkanlığının görev alanı ile ilgili kanun, yönetmelik, genelge ve tebliğlerin takibini yapar güncellenmesini sağlar, personelini bilgilendirmek.
Kalite sisteminin sürekli uygulanmasını sağlar ve ilgili süreçlerin iyileştirilmesine yönelik çalışmalar yapmak.
Süreçlerin sürekli iyileştirilmesine ve vatandaş memnuniyetini sağlamaya yönelik çalışmalar yapmak.
Yangın, hırsızlık, rutubet, su baskını, toza ve her türlü hayvan ve haşeratın tahriplerine karşı gerekli tedbirlerin alınması
Yangına karşı, yangın söndürme cihazlarının yangın talimatı çerçevesinde daimi çalışır durumda bulundurulması
Arşivin her bölümünde uygun yerlerde higrometre bulundurmak suretiyle, rutubetin % 50-60 arasında tutulması
Fazla rutubeti önlemek için, rutubet emici cihaz veya kimya maddelerin kullanılması
Yılda en az bir defa mikroorganizmalara karşı koruyucu tedbir olarak arşiv depolarının dezenfekte edilmesi
Işık ve havalandırma tertibatının elverişli bir şekilde düzenlenmesi
Isının mümkün olduğu kadar sabit (kağıt malzeme için 12-15 derece arasında) tutulması
Birimlerden teslim alınan malzemeyi uygun şartlarda muhafaza etmek, kayba uğramalarını önlemek,
Kurum Arşivinin elektronik ortamda değerlendirilmesi için proje üretmek,
Kurum Arşivine gelen malzemelerden muhafazasına lüzum kalmayanların ayıklanması için komisyon oluşturmak ve imha işlemlerini yürütmek,
Ayıklama ve imha işlemleri neticesinde, kurum arşivinde saklanmak üzere kalan malzemeleri mevzuata göre tasnif etmek ve hizmet sunmak,

Sonraki Sayfa