KVKK Verilerin Korunması ve İşlenmesi Politikası

AYDINLATMA METNİ

6698 sayılı Kişisel Verilenin Korunması Kanunu’nun “Haklar ve Yükümlülükler” başlıklı üçüncü bölümünün “Veri sorumlusunun aydınlatma yükümlülüğü” başlıklı 10’uncu maddesi hükmü gereği “Kişisel verilerin elde edilmesi sırasında veri sorumlusu veya yetkilendirdiği kişi, ilgili kişilere; a) Veri sorumlusunun ve varsa temsilcisinin kimliği, b) Kişisel verilerin hangi amaçla işleneceği, c) İşlenen kişisel verilerin kimlere ve hangi amaçla aktarılabileceği, ç) Kişisel veri toplamanın yöntemi ve hukuki sebebi, d) 11 inci maddede sayılan diğer hakları, konusunda bilgi vermekle yükümlüdür.” İş bu nedenle konuya ilişkin aydınlatma metni aşağıda sunulmuştur.

Hatay Büyükşehir Belediyesi çağrı merkezi nezdinde işletilen süreçte KVKK düzenlemesi kapsamında, veri sorumlusu olarak Hatay Büyükşehir Belediyesince, kişisel verilerinizin güvenliği hususuna azami hassasiyet gösterilecek olup her türlü kişisel verinin 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’na ve ilgili mevzuata uygun olarak işlenerek, muhafaza edilecektir.

Veri sorumlusu olarak Hatay Büyükşehir Belediyesince, 6698 sayılı Yasa ve ilgili mevzuat uyarınca yürütülen iş ve işlemler kapsamında, kanuni yükümlülüklerin yerine getirilmesi ve sizlerle iletişim hususunda pratik ve güvenli yollar bularak tam ve doğru hizmet sağlamak üzere bazı kişisel verilerinizi temin ihtiyacı duyulmaktadır. Gerçekleştirilecek süreç ile ilgili iş ve işlemde; ilgili/başvurucu sıfatının belirlemesi ve/veya teyit edilmesi, süreç ile ilgili iş ve işlemlerin yürütülmesi, gerekli belge ve tutanakların hazırlanması amacıyla kimlik, adres, telefon, e-mail adresi, T.C kimlik/vergi numarası, pasaport numarası, imza, imza beyannamesi, imza sirküleri ve diğer kişisel ve özel nitelikli kişisel verilerinizin kaydedilmesi, fiziki olarak veya elektronik ortamda gerçekleştirilecek iş ve işlemlere kullanılacak bilgi ve belgelerin düzenlemesi, mevzuatlarda belirtilen yükümlülüklere uyulması ve sürecin yürütülebilmesi kapsamında yasal gerekliliklerin gereğinin yerine getirilmesi amaçlarıyla toplanmaktadır.

Süreç zarfında iletilen kişisel verileriniz veya özel nitelikli kişisel verileriniz, sürecin ve ilgili mevzuatın gerektirdiği sebep ve amaçlarla, otomatik ya da otomatik olmayan yöntemlerle yasal azami süreler aşılmamak üzere, bilginin mahiyetine göre işlenme amacına uygun biçimde öngörülecek sürelere uygun olarak yurt içinde kaydedilme, depolanma, saklanma, muhafaza edilme, işlenme, elde edilebilir hale getirilme, kullanılma, güncellenme, değiştirilme, birleştirilme, yeniden düzenlenme, sınıflandırılma, aktarılma ile konuya dair mevzuatta öngörülen işlenme şartlarına tabi tutulmaktadır. Bu veriler, 6698 sayılı Yasa’nın 5 ve 6’ncı maddelerinde yer alan;
• Kanunlarda açıkça öngörülmesi,
• Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması,
• Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması,
• Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması; şartlarına dayalı olarak işlenmekte, kaydedilmekte ve yasal yükümlükler kapsamında ilgili kurumlar ile paylaşılmaktadır.

İletmiş olduğunuz kişisel verileriniz meslek kuralları, etik ilkeler ve gizlilik yükümlülüğü çerçevesinde, varsa veri sorumlusu bünyesinde istihdam edilen yetkili çalışanlar ve süreçlerin takibi esnasında paylaşılması gereken üçüncü kişiler dışında başkaca üçüncü kişilere açıklanmamakta veya aktarılmamaktadır.
Ancak, yasadan doğan yükümlülükler halinde, yetkili kamu kurumları ve denetleyici kurumlar vb. idari kurum ve kuruluşlar tarafından talep edilmesi halinde, Kanun’un 8’inci maddesine uygun olarak ilgili kurumlar ile paylaşılabilmektedir.

6698 sayılı Yasa’nın 11’inci maddesi hükmü gereği.
Herkes, veri sorumlusuna başvurarak kendisiyle ilgili;
a) Kişisel veri işlenip işlenmediğini öğrenme,
b) Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
c) Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
ç) Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
d) Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme,
e) 7’nci maddede öngörülen şartlar çerçevesinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme,
f) (d) ve (e) bentleri uyarınca yapılan işlemlerin, kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
g) İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
ğ) Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme, haklarına sahiptir.

Talebiniz halinde, Veri Sorumlusuna Başvuru Usul Ve Esasları Hakkında Tebliğ’de yer alan usul ve esaslarına uygun olarak başvuruda bulunabilirsiniz. Taleplere ilişkin olarak yazılı şekilde yanıt verilecek olması halinde yanıtlar için mevzuatın öngördüğü ücret tarifesi üzerinden ücret talep etme hakkı saklıdır. Başvuruya verilecek yanıtın CD, flash bellek gibi bir kayıt ortamında verilmesi halinde ise talepte bulunan veri sahibinden kayıt ortamının maliyeti tutarında ücret talep edebilir. Bu husustaki başvurularınız KVKK 13’üncü maddesinin ikinci fıkrası gereğince, talebin niteliğine göre talebinizin ulaştığı tarihten itibaren 30 (otuz gün) içinde yanıtlandırılacaktır. Ancak, işlemin ayrıca bir maliyeti gerektirmesi hâlinde, Kişisel Verileri Koruma Kurulunca belirlenen tarifedeki ücret alınacaktır. Yanıtlar, ilgili KVKK 13’üncü maddesi hükmü gereğince yazılı veya elektronik ortamdan tarafınıza ulaştırılacaktır. Hukuka aykırı ve haksız bir şekilde veri paylaşımından kaynaklanabilecek hukuki risklerin bertaraf edilmesi ve özellikle kişisel verilerinizin güvenliğinin sağlanması amacıyla, kimlik ve yetki tespiti için ek evrak ve malumat (kimlik belgesi vb.) talep etme hakkı saklıdır. Başvuru kapsamında iletmekte olduğunuz taleplerinize ilişkin bilgilerin doğru ve güncel olmaması ya da yetkisiz bir başvuru yapılması halinde talebiniz gereği işlem tesis edilemeyecektir.

6698 sayılı Kanun’un 3’üncü maddesinde açık rıza; “belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan rıza” şeklinde tanımlanmıştır. Ayrıca Anayasa’nın 20’nci maddesinin üçüncü fıkrasında, kişisel verilerin, ancak kanunda öngörülen hallerde veya kişinin açık rızasıyla işlenebileceği hüküm altına alınmıştır. Açık rıza, 6698 sayılı Kanun’da hem özel nitelikli kişisel veriler, hem de özel nitelikli olmayan kişisel veriler bakımından temel hukuka uygunluk sebebi olarak öngörülmüştür.

6698 sayılı Kanun’un 5’inci maddesinin, birinci fıkrasında “Kişisel veriler ilgili kişinin açık rızası olmaksızın işlenemez”, 6’ncı maddesinin ikinci fıkrasında “Özel nitelikli kişisel verilerin, ilgilinin açık rızası olmaksızın işlenmesi yasaktır”, 8’inci maddesinin birinci fıkrasında “Kişisel veriler, ilgili kişinin açık rızası olmaksızın aktarılamaz”, 9’uncu maddesinin birinci fıkrasında “Kişisel veriler, ilgili kişinin açık rızası olmaksızın yurt dışına aktarılamaz” düzenlemeleri yer almaktadır.
6698 sayılı Kanun’un 3’üncü maddesinde yer verilen açık rıza tanımı kapsamında, açık rızanın, belirli bir konuya ilişkin olması, bilgilendirmeye dayanması, özgür iradeyle açıklanması gerekmektedir.

Veri işlemek üzere verilen rızanın geçerli olması için rızanın belirli bir konuya ilişkin ve o konu ile sınırlı olması gerekir. Veri sorumlusu ve veri işleyenlerce açık rıza beyanının hangi konuya ilişkin olarak istenildiğinin açıkça ortaya konulması gerekmektedir. Buna göre, genel bir irade açıklaması ile “kişisel verilerimin işlenmesini kabul ediyorum” şeklinde açık uçlu ve belirsiz bir rıza tek başına Kanun bağlamında “açık rıza” olarak kabul edilemez. Eğer birden çok kategoriye ilişkin verinin işlenmesine dair rıza beyanında bulunulacaksa, rızanın hangi verilerin ve ne amaçlarla işleneceği gibi, işlemenin farklı noktaları açısından da verilmiş olması gerekir. Veri sorumlusunun, veriyi kullanımı sonrasında gerçekleştireceği ikincil işlemler için ise, (örneğin yurtdışına veri aktarımı gibi) buna ilişkin ayrıca rıza alması gerekecektir. Aynı durum, verilerin işlenme amaçlarının değişmesi halinde de geçerlidir.

Açık rıza bir irade beyanı olup, kişinin özgür bir şekilde rıza gösterebilmesi için, neye rıza gösterdiğini de bilmesi gerekir. Bu durum Kanun’un 10’uncu maddesinde düzenlenen “aydınlatma yükümlülüğü” kavramı ile de ilişkilidir. Kişinin sadece konu üzerinde değil, aynı zamanda rızasının sonuçları üzerinde de tam bir bilgi sahibi olması gerekir. Bilgilendirme, veri işleme ile ilgili bütün konularda açık ve anlaşılır bir biçimde gerçekleştirilmelidir. Bilgilendirmenin mutlaka verinin işlemesinden önce yapılması gerekir. İşlenecek verinin niteliği, aynı zamanda bilgilendirme düzeyini belirleyecektir. İlgili kişinin aydınlatılması aynı zamanda kişinin kendi geleceğini belirleme hakkının bir yansımasını oluşturmaktadır.

Kişinin irade beyanı olan rıza, kişinin yaptığı davranışın bilincinde ve kendi kararı olması halinde geçerlilik kazanacaktır. Kişinin iradesini sakatlayacak her tür fiil, kişisel verilerin işlenmesi için verdiği rızayı da sakatlayacaktır. Cebir, tehdit, hata ve hile gibi iradeyi sakatlayan hallerde, kişinin özgür biçimde karar vermesi mümkün değildir. Dolayısıyla bu gibi durumlarda özgür bir irade açıklamasından bahsedilemez. Dar anlamdaki açık rıza beyanı olan;“Yukarıda belirtilen bilgilendirme kapsamında, kişisel verilerimin Hatay Büyükşehir Belediyesi tarafından işlenmesine, saklanmasına ve belirtilen kişi/kuruluşlara aktarılmasına açık rıza gösteriyorum.” ifadesi aydınlatma metni ile bir anlam kazanmakla birlikte, ilgili işlemin özellik arz etmesi halinde bu hususun daha ayrıntılı şekilde belirtildiği bir açık rıza beyanı gerekecektir.

AÇIK RIZA BEYAN FORMU

6698 sayılı “Kişisel Verilerin Korunması Kanunu” gereğince, kişisel verilerimin, özel nitelikli kişisel verilerimin, iletişim bilgilerimin işlenmesine, tarafımca sözlü/yazılı ve/veya elektronik ortamda verilen kimliğimi ve iletişim bilgilerimi belirleyen veya belirlemeye yarayanlar da dahil olmak üzere her türlü kişisel verimin, Hatay Büyükşehir Belediyesi tarafından işlenmesine, ilgili mevzuatlar kapsamında paylaşım gerektiren kurumlar/yetkili kamu görevlileri ile kanuni şartlar dahilinde paylaşılmasına; kişisel veriler ve iletişim bilgilerimin 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nda tanımlanan kapsamda aşağıda detayları verilen kişisel ve iletişim verilerin işlenmesine muvafakat ettiğimi kabul, beyan ve taahhüt ederim.

- Kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiye ait olduğu açık olan; kısmen veya tamamen otomatik şekilde veya veri kayıt sisteminin bir parçası olarak otomatik olmayan şekilde işlenen; fiziksel mekâna girişte, fiziksel mekânın içerisinde kalış sırasında alınan kayıtlar ve belgelere ilişkin kişisel veriler: kamera kayıtları, parmak izi kayıtları ve güvenlik noktasında alınan kayıtlar.

- Kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiye ait olduğu açık olan; fotoğraf ve kamera kayıtları (Fiziksel Mekân Güvenlik Bilgisi kapsamında giren kayıtlar hariç), kişisel veri içeren belgelerin kopyası niteliğindeki belgelerde yer alan veriler.

- Kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiye ait olduğu açık olan; kısmen veya tamamen otomatik şekilde veya veri kayıt sisteminin bir parçası olarak otomatik olmayan şekilde işlenen; Hatay Büyükşehir Belediyesi’ne yöneltilmiş olan her türlü talep veya şikâyetin alınması ve değerlendirilmesine ilişkin kişisel veriler.

6698 sayılı Kanun kapsamında, kişisel verilerimin ve iletişim bilgilerimin Hatay Büyükşehir Belediyesi tarafından yasadaki esaslar çerçevesinde toplanmasına, kaydedilmesine, işlenmesine, saklanmasına ve kanuni şartlar dahilinde, ilgili kamusal kurum, kuruluşlar ve yetkili kamu görevlileri ile paylaşılmasına izin verdiğimi kabul, beyan ve taahhüt ederim.